CONTROLA TU RED DE SUCURSALES

Si tu negocio entró en una etapa de expansión, es muy importante que no pierdas el manejo de la operación diaria. Usa la tecnología a tu favor.

La apertura de una o varias sucursales de una organización es siempre una buena noticia. Pero ya sea que se trate de nuevas oficinas o una planta de producción adicional, también es cierto que la expansión representa todo un reto. Cuando ya hay varias unidades en operación, muchos duenos sienten que el tiempo no es suficiente para mantener todo en orden y que no hay forma de controlar los costos de operación. Y que la comunicación se hace cada vez más complicada. SOFTWARE DE PLANEACION Lo primero a considerar es tomar medidas para recuperar el control sobre los procesos del negocio. Normalmente en un negocio en expansión existe poca claridad en cuanto a los márgenes de ganancia, asi como la falta de monitoreo del desempeño de los sistemas de producción lo cual trae como consecuencia el incremento de forma paulatina los gastos de la compañía. La solución es adquirir un software robusto y orientado a la integración de todos los procesos de negocio (ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), un programa para la planeación de los recursos de un negocio.el cual pueda satisfacer las necesidades básicas, como contabilidad, producción, compras, embarques, elaboración de informes, logística y automatización de la fuerza de ventas. Con el apoyo de la tecnología, es posible aumentar su eficiencia en el área de compras, al ser capaces de calcular el costo exacto de cada uno los productos, establecer de una manera más sencilla el margen de precios al mayoreo y menudeo, y hacer proyecciones financieras con fundamentos. En el mercado hay varias opciones en materia de soluciones de administración, que pueden ajustarse con diferentes módulos para diseñar la mejor alternativa para cada presupuesto. No hay que olvidar que el control de las operaciones es únicamente una fase de la administración. De hecho, es el último paso de un proceso que incluye la planeación, organización y dirección. Consiste en verificar que todo se realice conforme al programa, a las disposiciones establecidas y a los principios administrativos. Tiene la finalidad de identificar las faltas y los errores, a fin de corregirlos y evitar que se repitan. TELEFONIA IP En base a mi experiencia, el gasto más importante en lo referente a tecnología para una pequeña o mediana empresa (Pyme) se encuentra en los servicios de comunicación. ¿La solución? La telefonía IP o las "comunicaciones unificadas" -como le llaman algunas empresas-. Se trata de un servicio que, a diferencia de las compañías tradicionales, permite la transmisión de la voz en forma digital a través de Internet. La principal ventaja que ofrece este tipo de servicio es el menor costo y el acceso a paquetes especiales que incluyen, por ejemplo, llamadas locales ilimitadas. Además, en el caso de proveedores de televisión por cable, puedes contratar combos de servicios a precios muy convenientes, que incluyen Internet, telefonía y televisión. Esta tecnología permite agregar servicios adicionales como buzón de voz, servicios de conmutador para marcar a cualquier sucursal como si fuera una extensión de una misma oficina, enrutamiento inteligente y videoconferencia. VIDEOVIGILANCIA En algunos casos, sobre todo si se trata de tiendas detallistas y plantas de producción, resulta imprescindible observar y vigilar de forma permanente lo que sucede en cada sucursal. Tanto los Materiales y Productos Terminados como el Personal, existen soluciónes de la contratación de sistemas de videoseguridad. A partir de la implementación de esta tecnología, la empresa puede grabar en video todas las actividades, controlar el desempeño de sus empleados, mantener un mayor nivel de seguridad y, en definitiva, ofrecer una mejor atención al público. Un sistema básico de videovigilancia de la empresa Pelco, por ejemplo, incluye dos cámaras y un grabador, el cual cuenta con la funciones de observación en vivo, reproducción de video y permite el acceso remoto al sistema. Así, desde cualquier ubicación, el propietario de un negocio puede supervisar su operación diaria con sólo una conexión a Internet. Este kit cuesta alrededor de US$1,500 y permite el monitoreo de videovigilancia y la grabación en discos especiales, para ser revisados en cualquier momento. CINCO TIPS PARA TOMAR EL TIMON

1 Recuerda que para mantener el control hay que medir en forma periódica los resultados de la estrategia y proponer cambios cuando sea necesario. No tienes que estar presente en cada sucursal, siempre que cuentes con información precisa sobre cada una y puedas comunicarte fácilmente con sus responsables.

2 Rodéate de gente talentosa. Contar con un equipo eficiente y con capacidad de reacción te permitirá delegar. También es importante que promuevas el crecimiento de tu staff, tanto con capacitación como dándoles mayores responsabilidades.

3 Delega correctamente. En este punto tienes que establecer las metas, definir los recursos necesarios para alcanzarlas y medir resultados. Es conveniente dejar trabajar al equipo e intervenir únicamente cuando sea necesario.

4 Informa a los empleados hacia dónde va y debe ir el negocio. Mientras más conozcan la empresa, se sentirán más comprometidos y, en consecuencia, trabajarán más para alcanzar los objetivos establecidos.

5 Adquiere las herramientas necesarias para contar con un verdadero "control remoto" que te permita manejar ciertos procesos a distancia. No sólo se trata de adquirir tecnología, sino de contratar consultores que puedan ayudarte en ese proceso.

"Si no te equivocas de vez en cuando, quiere decir que no estas aprovechando todas tus oportunidades".

Woody Allen