Esta herramienta debe ser vista como inversión y jamás como un gasto; pero para lograrlo es necesario que exista un equipo de informática productivo, organizado y muy profesional.
Pero, así mismo, como para muchas ha significado una transformación en la forma de comunicarse con los colaboradores, para otras sólo ha desembocado en un gasto innecesario de recursos y tiempo, que simplemente no funcionó.
¿Por qué? Dentro de los factores que pueden llevar al fracaso de una Intranet se cuenta; la inexistencia de análisis previo, diseño rígido y poco atractivo, falta de integración con el resto de los sistemas de la compañía, no definición de responsables dentro de la organización, gestión de información y contenidos engorrosa, confusión de administración por parte del departamento de informática” o del departamento de comunicación o marketing, no tomar en cuenta los criterios y necesidades de todos los departamentos, etc...
Algunos expertos en el tema, con años de experiencia en la implementación de portales para la gestión y administración de empresas se han esmerado en cómo conseguir que los empleados, sobre todo los de mayor rango etáreo, utilicen la Intranet como herramienta de uso cotidiano.
Y no ha sido una respuesta sencilla, dado que un buen número de sistemas Intranet, algunas de ellas pertenecientes a empresas de gran envergadura, han fracasado.
De todas formas, esta falla tiene solución y se puede dirigir en algunos puntos:
-Formalismo: no debe estar abocada inexorablemente al formalismo, no debe subestimar el poder del humor al tratar con sus empleados. La Intranet que revista un carácter informal tendrá mayores probabilidades de triunfar que otra que exija severas normas de etiqueta en su utilización.
-Contenidos: es el principal factor motivador en una Intranet. Una Intranet con contenidos actualizados regularmente y veraces, y en la que participan los propios empleados, se convierte en una fuente de información a la que todos acudirán regularmente
-Orden: no hay nada más frustrante a la hora de trabajar que el desorden. Por ello, todo sistema de información - y especialmente aquél que cumpla las funciones de gestor documental - debe guardar un correcto orden. La información ha de ser localizable.
-Concursos: la Intranet no debe ser sólo una herramienta de trabajo, por eso, es conveniente llevar a cabo promociones internas, concursos, etc.
-Cambio: la Intranet debe esta abierta al cambio y en ningún caso ser un elemento estático.
-La experiencia externa: valorar aquello que viene de fuera, incluir noticias y cosas que generalmente revisa en otras páginas.
-Disponibilidad: los datos del sistema deben estar accesibles fácil y rápidamente.
-Rapidez en la carga: si el empleado consulta la interfaz y se encuentra con que tarda más de un minuto en cargarse, se busca la vida por otras fuentes. Del mismo modo, la Intranet debe ser la página que se abra por defecto en los navegadores de la empresa, de modo que cada vez que el empleado acceda a Internet tenga que toparse con ella. Ello implica la necesidad de crear una home page ligera, que se cargue antes de que el empleado acabe de teclear la URL a la que se quiere dirigir.
-Proximidad: es recomendable utilizar una captura de la home como fondo de pantalla en los ordenadores de los empleados. Así se recuerda que la Intranet está ahí para cuando la necesiten. Debe incluir, también, noticias internas, que incluyan a los empleados.
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