En tiempos de crisis económica a nivel mundial, no sólo los distintos países de la región latinoamericana se han visto afectados, sino también sus diferentes industrias. Es por ello que la industria TIC ha tomado un papel incluso más importante que el que ya tenía, debido a las opciones que brinda a las empresas para transformar la crisis en oportunidades a través de la mejora de los procesos de negocio. No existe una receta mágica, ni de costo cero, pero éste es un momento excelente para dedicarse a las tareas que en muchas ocasiones fueron postergadas para realizarlas sólo en épocas de bienestar.
En estos momentos y debido a la crisis existe un aumento considerable de presión hacia los directivos de las empresas para encontrar nuevas y más rentables maneras de satisfacer las necesidades del negocio. Los expertos recomiendan 5 prácticas que ayudarán a las empresas a generar beneficios para superar la crisis e incluso fortalecer sus ventajas a partir de ésta:
1) Revisar Los Procesos Clave del Negocio
En épocas de bienestar es normal relajarse y focalizarse en los resultados y crecimiento de la compañía, lo que en ocasiones puede provocar demasiada confianza, derivando en ineficiencias que pueden afectar los resultados de la empresa. Con la crisis, cada mejora en la efectividad, o mejora en la productividad sobre los procesos clave de negocio, puede ser la diferencia entre sobrevivir o no y, aunque la supervivencia no esté en riesgo, ayudará a las empresas a salir fortalecidas de la crisis, acelerando el despegue una vez que ésta finalice.
Adicionalmente, son épocas en las cuales pueden aprovecharse recursos valiosos que no tienen demasiada carga de trabajo debido a la baja demanda. Estos componentes hacen que plantear un análisis detallado en los procesos clave, detectando fugas de pesos ya sea por menores ingresos o gastos evitables, permitan a las compañías sortear mejor los tiempos actuales.
2) Construir Tableros de Control (Indicadores Clave para el Negocio)
Medir efectivamente la temperatura de la crisis es clave para tomar decisiones oportunas, tomando en cuenta que la dinámica y variabilidad del negocio en esta coyuntura es muy alta. A través de la definición de indicadores clave y herramientas que permitan medirlos con la frecuencia adecuada, es posible detectar desvíos en forma temprana y actuar en consecuencia. Estos indicadores deben ser mediciones efectivas de procesos de negocio y actuar como predictores de los resultados futuros de la compañía.
A su vez, las herramientas sobre las cuales estén montados estos indicadores, deben permitir hacer un análisis rápido y efectivo de lo que está pasando para poder tomar las acciones correspondientes (“drill down” en la jerga de TI). Por ejemplo, medir la baja de clientes o servicios en una telefónica (“churn” en la jerga de TI) en una empresa de telecomunicaciones es muy útil, dado que permite anticipar caídas de tráfico en líneas.
Si no se detectan caídas en lo que se está produciendo (en planes de alto ingreso, bajo ingreso, determinado sector de la población, área geográfica, etc.), resultará complicado tomar acciones efectivas para su resolución. Tanto la definición de indicadores, la herramienta de acceso a los mismos y los mecanismos que provea el “drill down” deben estar en armonía con estas necesidades.
3) Diversificar Costos
Diversificar los costos en TI, le permitirá mantener la efectividad del servicio al usuario, sin tener que cargar con costos hundidos, aquellos en los que ya se ha incurrido independientemente de si se realiza o no el proyecto, y menos en épocas de baja actividad. Permite construir contratos flexibles de soporte de aplicaciones que combinen aspectos de medición de calidad de niveles de servicios, con diversificación de costos en base a volumen. A su vez, a través de mecanismos de transferencia de personal, pueden diversificarse costos fijos y aprovechar sinergias derivadas de centro de servicios compartidos entre empresas.
En resumen Servicios de Gestión de Aplicaciones (AMS, por sus siglas en inglés), es la modalidad de servicios que contribuye el éxito del responsable de TI.
4) Análisis de Costo-Beneficio de Aplicaciones
Analizar la efectividad en costos del mapa de aplicaciones comparado con sus aportes al negocio ayuda a detectar aplicaciones que ameritan ser migradas, cambiadas, integradas o descontinuadas. El análisis debe realizarse en forma integral, detectando costos derivados de licenciamientos, mantenimientos, hardware, soporte, consumo de telecomunicaciones, servicios adicionales derivados de requerimientos de la aplicación, etc. replanteando la solución, muchos de estos componentes pueden desaparecer, creando sinergias que redundan en baja de costos y mayor satisfacción de usuarios.
El actual nivel de presión económica resulta en situaciones en las que las empresas se enfrentan a demandas más concretas para aumentar su capacidad para responder a los nuevos desafíos con soluciones flexibles creadas con poco o nulo retraso. Lo que requiere de sistemas de TI flexibles que apoyen la creación sobre lo que Forrester llama Aplicaciones Dinámicas de Negocio, mismas que son fáciles de crear y actualizar cuando las condiciones de negocio cambian.
5) Consolidar Servicios y Centros de Servicios Compartidos
La multiplicidad de proveedores en un entorno de TI no permite lograr economías de escala que puedan ser compartidas con sus clientes. A través de la consolidación de estos servicios en unos pocos socios estratégicos, las compañías pueden desarrollar en forma conjunta con sus proveedores, mecanismos de mejora de tarifas y productividad que redundan en menores costos y mayor calidad de servicios.
Un paso más ambicioso es crear centros de servicios compartidos entre múltiples entidades de un grupo económico. Por ejemplo, crear una sola área de TI que brinde servicios a múltiples empresas de un grupo.
Esto permite consolidar servidores, aplicaciones, soporte, proveedores de centros de datos y telecomunicaciones, proveedores de consultoría y soporte de aplicaciones, sinergias en utilización de recursos para soporte, etc., o centralizar ciertos procesos de negocios como finanzas y/o recursos humanos.
En épocas de crisis, las oportunidades son para las empresas que arriesgan. Cuando se enfrentan a éstas y operan a través de mejores prácticas, pueden salir de las mismas con el menor impacto posible, aprovechando las oportunidades de crecimiento que puedan surgir.
Una buena analogía para describir los riesgos entre una empresa que busca salir avante en una situación de peligro y un surfista que busca mantenerse en pie, sería que este último debe de remar justo al lugar donde rompen las olas y atravesar la zona de mayor impacto, y así también funciona en los negocios, solo confrontando las situaciones de crisis, con la técnica adecuada podremos convertir los riesgos en éxitos.
“Experiencia no es lo que ocurre a una persona; es lo que hace con lo que le ocurre.”
Seneca
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