LA IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS

Implementar procesos en una empresa ofrece soporte al modelo de negocio y al de operación de cada organización.

Las organizaciones han adoptado la administración de procesos como un marco de referencia para la realización y coordinación de sus actividades diarias.  

Esta adquisición y nuevo modo de vida, ha ayudado a replantear y hacer más eficiente el uso y manejo de recursos en las empresas y con su implementación, una cadena de valor mejor soportada, logro de objetivos, evitar el retrabajo, mayor claridad en las actividades que corresponden a un rol, incremento de la calidad de producto/servicio y  mayor satisfacción del cliente, por mencionar algunos beneficios del enfoque de procesos. 

Hacer que una empresa opere con base en procesos o mejora de los mismos no es fácil, e implica reconocer si la organización tiene los conocimientos técnicos, herramientas y métodos adecuados para ejecutarlos, apoyo y autoridad de los directivos para incentivar la pronta implementación, considerar la posible automatización de un proceso ya existente si es necesario y evaluar si hay apertura para cambiar el enfoque del sistema de medición del desempeño.

Sin embargo, vale la pena considerar este reto. La alineación a procesos es importante porque cuando se diseñan, se basan y alinean a los objetivos de cada organización, lo que ver con su modelo de negocio y garantiza que las empresas dejan de ser departamentos independientes y se transforman en sistemas integrados, a eso nos llevan los procesos. 

Además, deberán ser gestionados de manera permanente y esto permite que se cuide el ritmo en la organización. Para facilitar esta actividad se han clasificado en Estratégicos, Tácticos y Operativos, cada tipo de proceso se gestionará por el rol que tenga la responsabilidad correspondiente. 

Para lograr en la organización la mejora de procesos y obtención de beneficios se deberán de considerar los siguientes puntos:

• Plan de mejora continua, basado en la metodología de Demming que consiste en Planear, Hacer, Revisar y Mejorar.

• Elementos del Diseño del Proceso, consiste en poseer las herramientas (metodológicas) y  documentar el proceso, así como en conocer las necesidades de los clientes del mismo. 

• Personal entrenado, el equipo relacionado debe tener las capacidades para ejecutar las actividades del proceso, saben exactamente cómo afecta este al cliente, seguir sus procedimientos y aporta sugerencias para su mejora.

• Liderazgo en los procesos, se debe asignar a un responsable del proceso, con autoridad e influencia para que funcione.

• Metodología de sustento del proceso, se recomienda ampliamente contar con un marco de referencia sobre los procesos, un sistema de apoyo y claridad en sus interrelaciones con otros procesos; a su vez el proceso debe contar con indicadores alineados a las metas corporativas.

• Marco de nivel de madurez, es decir, usar un marco de referencia para identificar cómo los procesos van adquiriendo madurez, y para alinearse a la visión del negocio. 

La importancia de implementar procesos en una organización radica en que dan soporte al modelo de negocio y al de operación de cada organización.

Los procesos de gestión para las organizaciones de son un elemento clave para lograr la integración con el negocio y aportarle valor.

"La única manera de ser seguido es correr más rápido que los demás"

Picabia.